Intégration de votre SIRH
RandomCoffee prend en charge plus de 50 systèmes SIRH les plus populaires du marché.
Cette fonctionnalité est incluse dans les plans « Pro » et « Entreprise ».
En connectant votre SIRH à RandomCoffee, vous automatisez la gestion de la liste des membres (qui se mettra à jour automatiquement en fonction des nouvelles embauches et des changements de poste). En sélectionnant tous les champs que vous souhaitez importer sur votre plateforme RandomCoffee, vous pouvez également générer automatiquement des catégories avec des données détaillées sur les employés pour des mises en relation plus précises et plus pertinentes.
Cliquez ici pour voir la liste complète des intégrations prises en charge.
Comment configurer votre intégration SIRH ?
Connectez votre SIRH
Depuis votre plateforme RandomCoffee,
Ouvrez l'onglet « Paramètres »
Accédez à la section « Configuration »
Sélectionnez « SIRH »
Cliquez sur « Connecter mon SIRH »
Sélectionnez votre SIRH dans la liste
Remplissez les informations requises
Les informations pré-requises peuvent différer selon le SIRH auquel vous souhaitez vous connecter, et certains SIRH nécessitent une configuration préalable (comme la création d'un token ou l'authentification de l'application RandomCoffee).
Veuillez vous référer à la documentation de votre fournisseur ou à votre service informatique pour obtenir les informations requises.
Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur « Enregistrer ». Vous devriez être redirigé vers cette vue :
Préparez votre première synchronisation
A ce stade, aucun utilisateur n'a encore été synchronisé avec RandomCoffee. Avant de lancer votre première synchronisation, vérifions les options de synchronisation pour une configuration optimale.
Vous pouvez configurer votre intégration SIRH en dehors de la plateforme RandomCoffee, avec les informations fournies via le « Magic Link » 🪄
Cliquez sur « Paramètres » en haut à droite du panneau, puis sur « Partager le Magic Link » et partagez ces données avec vos collègues IT/RH.
Sélectionnez les champs à importer
À ce stade, il vous est demandé de sélectionner le type de données que vous souhaitez importer.
Pour chaque champ sélectionné, une catégorie sera créée dans RandomCoffee et les membres seront importés avec leurs valeurs associées. Nous vous recommandons dans un premier temps de sélectionner uniquement les champs nécessaires à votre utilisation de RandomCoffee.
Certains champs personnalisés peuvent ne pas être disponibles par défaut en fonction de votre configuration ou de votre SIRH, veuillez contacter notre équipe (support@random-coffee.com) si vous ne les voyez pas.
Selectionnez l'audience à importer
Vous pouvez appliquer des filtres basés sur les champs pour délimiter la population que vous souhaitez synchroniser avec RandomCoffee.
Cela évite d'avoir à synchroniser l'ensemble de la population de votre SIRH et vous permet d'impliquer uniquement les personnes pertinentes en fonction des audiences définies pour vos programmes.
Ici, il vous est demandé de sélectionner qui vous souhaitez importer.
Par exemple ci-dessous : on synchronise uniquement les personnes des départements Marketing et Produit.
Synchronisez
Cliquez sur « Exécuter votre première synchronisation » pour lancer la synchronisation.
Suite à cette action :
Les utilisateurs synchronisés apparaissent désormais dans la section « Membres »
Les « champs » importés ont été créés en tant que catégories dans la section « Catégories »
... et voilà ! 😉
Comment cela fonctionne ?
Synchronisation
Fréquence de synchronisation
Une fois que vous avez connecté votre SIRH à l'application, RandomCoffee actualise automatiquement les données toutes les 24 heures par défaut. Vous pouvez consulter la date de la prochaine synchronisation automatique dans l'application.
Vous pouvez également lancer une actualisation "forcée" en cliquant sur le bouton « Synchroniser », qui se situe à côté des informations de date de la dernière synchronisation (cette fonctionnalité est disponible uniquement pour le plan Entreprise).
Arrêter la synchronisation
Pour arrêter la synchronisation des données avec votre SIRH, vous devez déconnecter votre intégration SIRH et vos informations d'identification.
Cliquez sur « Paramètres » :
Cliquez ensuite sur « … » en haut à gauche de la fenêtre, puis cliquez sur « Supprimer » :
La suppression de votre intégration SIRH arrête uniquement la synchronisation des données des utilisateurs, en revanche elle ne supprime ni ne désactive les utilisateurs.
Vous pouvez toujours supprimer/désactiver des utilisateurs depuis votre liste de membres une fois votre SIRH déconnecté.
Catégories
Les champs de votre SIRH que vous souhaitez synchroniser sont importés sous forme de catégories dans RandomCoffee.
Vous pouvez les trouver dans la section « Catégories » de l'application.
Les catégories résultant de la synchronisation avec votre SIRH ne peuvent pas être modifiées/supprimées dans RandomCoffee, car elles sont mises à jour dynamiquement à chaque synchronisation et reprennent les champs existants de votre SIRH.
Pour cette raison, les catégories résultant de la synchronisation avec votre SIRH ne sont pas visibles dans le formulaire d'inscription du lien d'invitation car les données correspondantes ne peuvent pas être choisies manuellement.
Utilisateurs
Statut
Chaque nouvel utilisateur synchronisé depuis votre SIRH est importé dans RandomCoffee avec un statut actif par défaut.
Pour les utilisateurs déjà présents dans la base de données avant la synchronisation avec le SIRH, la synchronisation n'affecte pas leur statut. En d'autres termes, les utilisateurs existants conservent leur statut actuel.
Par exemple, vos utilisateurs actuellement inactifs le resteront même s'ils sont synchronisés avec le SIRH.
Modifier les informations d'un utilisateur manuellement
Les catégories résultant de la synchronisation avec votre SIRH sont mises à jour dynamiquement à chaque synchronisation.
Il n'est donc pas pertinent (même si c'est possible) de modifier manuellement les informations de valeur d'une catégorie de membre provenant de votre SIRH car elles seront écrasées lors de la prochaine synchronisation.
Bien entendu, vous pouvez toujours modifier les informations des employés qui ne sont pas synchronisées avec le SIRH.
Mises à jour lors d'imports csv
Vous pouvez toujours utiliser l'import de csv pour mettre à jour les données de vos utilisateurs.
Comme expliqué ci-dessus, les données synchronisées de votre SIRH écrasent les données saisies manuellement à chaque synchronisation.
Il n'est donc plus nécessaire d'importer manuellement des données déjà synchronisées par votre SIRH.
De la même manière, lors du croisement de vos données .csv, vous ne pouvez pas croiser des champs avec des catégories issues de l'intégration SIRH. Cela entraînerait une erreur.
Dans cette optique, vous pouvez continuer à utiliser les imports csv, par exemple pour enrichir votre base de membres avec des catégories ou des membres qui ne sont pas inclus dans votre SIRH.
Fonctionnement avec Slack / Microsoft Teams
RandomCoffee vous permet de configurer des programmes de matchmaking directement sur vos espaces Slack ou Microsoft Teams.
Si vous utilisez déjà une intégration Slack ou Teams, vous pouvez la combiner avec l'intégration SIRH pour enrichir les données de vos utilisateurs et créer des règles de matchmaking puissantes et précises.
Dans ce cas, les utilisateurs provisionnés par Slack/Teams qui sont également présents dans votre SIRH sont automatiquement reconnus avec leur adresse email et sont automatiquement enrichis avec les données de votre SIRH.
Authentification unique
Vous pouvez combiner l'intégration SIRH et la connexion SSO dans l'application RandomCoffee.
Ces deux fonctionnalités fonctionnent de manière indépendante.
L'authentification unique permet à vos utilisateurs de créer leur compte avec les informations d'authentification de leur organisation, et l'intégration HRIS synchronise simplement les données des utilisateurs qui existent dans votre SIRH (à partir de leur adresse e-mail).
Description technique
Données
Voici un schéma descriptif de l'architecture et des flux de données existants lors de l'utilisation de l'intégration SIRH avec RandomCoffee :
L'administrateur saisit ses identifiants SIRH (via un token ou une clé dédiée générée depuis le SIRH dans la plupart des cas).
RandomCoffee crypte et stocke le jeton d'authentification, et lance une synchronisation initiale de croisement de métadonnées en fonction des champs et des filtres autorisés que vous avez précédemment définis.
Toutes les 24 heures - ou lors d'une synchronisation manuelle, RandomCoffee interroge votre base de données SIRH via un appel API pour trouver de nouveaux membres à synchroniser, supprimer les membres qui ont quitté l'annuaire et mettre à jour les membres existants.
RandomCoffee applique des modifications dans sa base de données de membres, que vous pouvez visualiser dans l'onglet Membres de votre plateforme RandomCoffee.
Last updated
