Planifiez des sessions
La planification d'une session consiste à définir :
la date d'envoi des invitations (si cette option est activée)
la date d'envoi des messages de mises en relation
le fuseau horaire
la fréquence des sessions
Planifiez une session
Ouvrez votre programme
Allez dans l'onglet « Sessions » et cliquez sur « Planifier une session »
Choisissez une date et une heure pour l'envoi du message d'invitation (si activé dans les Paramètres).
Notez que vous pouvez l'envoyer immédiatement en cliquant sur « Maintenant » en bas du panneau de sélection.
Les couleurs des cartes sont aléatoires.
Choisissez une date et une heure pour l'envoi du message de mise en relation.
Dans notre exemple ci-dessous, le message d'invitation sera envoyé le 9 août et le message de mise en relation sera envoyé le 14 août. Entre le 9 et le 14 août, la session sera dite « ouverte ».
Choisissez le fuseau horaire pour cette session (sous la date du message du mise en relation)
Sélectionnez une récurrence entre :
Une seule fois
Chaque semaine, le même jour à la même heure
Toutes les 2 semaines, le même jour à la même heure
Toutes les 3 semaines, le même jour à la même heure
Toutes les 4 semaines, le même jour à la même heure (tous les mois)
Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
Qu'est-ce qu'une session ouverte ?
Une « session ouverte » est une session pour laquelle des messages d'invitation ont été envoyés, mais aucun message de mise en relation n'a encore été envoyé. Il s'agit de l'intervalle de temps entre l'envoi des messages d'invitation et des messages de mise en relation.
Lorsqu'une session est ouverte, vous pouvez visualiser le graphique suivant dans l'onglet « Session » de votre programme, mis à jour en temps réel :
Cela vous donne des informations sur :
la date de début de la session (c'est-à-dire la date à laquelle les messages d'invitation ont été envoyés)
la date à laquelle les mises en relation seront envoyées
le nombre d'opt-ins (dans la capture d'écran ci-dessus, seulement 3 personnes ont accepté de participer, pour un total de 7 messages d'invitation envoyés), c'est-à-dire le nombre de participants à la session
le nombre de personnes qui ont refusé de participer
Même si la session est « ouverte », vous pouvez mettre à jour le planning de la session et décider d'envoyer le message de mise en relation plus tôt ou plus tard que prévu, en cliquant sur le bouton « Update matching date ».
Attention ! Si vous ajoutez des membres à votre plateforme RandomCoffee alors qu'une session est ouverte, ceux-ci peuvent potentiellement être inclus dans ces sessions (en fonction les règles de matching que vous avez définies). De la même manière, ces membres nouvellement ajoutés pourront être inclus dans les prochaines sessions de tous vos programmes, à moins qu'ils ne soient pas concernés par les règles de matching que vous avez définies.
Consultez toutes vos sessions à venir pour un programme spécifique
Vue planning
Ouvrez votre programme, allez dans l'onglet "Sessions" et visualisez en un coup d'oeil toutes vos séances planifiées et passées.
Utilisez la liste des fuseaux horaires pour visualiser votre planning dans un autre fuseau horaire.
Vue liste
Vous pouvez également visualiser les sessions via la vue liste, en particulier si vos sessions sont éloignées dans le temps.
Changez simplement de vue grâce au bouton dédié, à côté du bouton « Planifier une session ».
Vous pouvez également visualiser toutes vos sessions de tous vos programmes dans la section « Planning » de l'onglet « Programmes ».
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