Intégration Microsoft Teams pour RandomCoffee
Cette documentation vise à expliquer en détail comment fonctionne l'intégration entre RandomCoffee et Microsoft Teams et répertorie les différents processus techniques utilisés pour la mettre en oeuvre.
Cette documentation fait également référence à des protocoles externes, notamment ceux de Microsoft Teams, qui ne sont pas créés par RandomCoffee et peuvent être mis à jour au fil du temps.
Si vous avez des questions ou avez besoin d'informations plus détaillées, n'hésitez pas à contacter notre équipe support (support@random-coffee.com)
Configuration de l'intégration
Pré-requis
Programme existant
L'intégration Microsoft Teams fonctionne en associant un programme RandomCoffee à une équipe Microsoft Teams.
Nous vous recommandons d'avoir au moins un programme déjà créé dans votre plateforme RandomCoffee avant de configurer l'intégration Microsoft Teams.
Autorisations
Pour terminer le processus d’installation, vous devrez être autorisé à ajouter/supprimer des applications externes à votre espace de travail Microsoft Teams.
Avant de commencer, assurez-vous de disposer des autorisations appropriées (en fonction de la politique de votre organisation) ou sollicitez votre département IT pendant le processus.
Installation de l'application RandomCoffee
Une fois les prérequis vérifiés, vous pouvez ajouter l'application à une équipe MS Teams en suivant ces étapes.
Étape 1 : Accédez à la section « Paramètres » dans l’onglet « Configuration », et sélectionnez l’intégration Microsoft Teams.
-> Cliquez sur le bouton Installer :
Étape 2 : Vous devriez être redirigé vers Microsoft Teams. Cliquez sur « Ajouter à une équipe ».
Étape 3 : L'application RandomCoffee doit être installée dans une équipe. Sélectionnez l'équipe souhaitée et cliquez sur « Configurer ».
Étape 4 : Sélectionnez le programme RandomCoffee à associer :
Si vous sélectionnez un programme en cours, cela réinitialisera ses messages d'invitation / de mise en relation pour les rendre compatibles avec les cartes Microsoft Teams. N'oubliez pas d'adapter vos messages une fois l'installation terminée !
Étape 5 : Bravo ! Votre programme est désormais associé à une équipe dans MS Teams. Le bot RandomCoffee a dû envoyer un message de confirmation à l'équipe :
Étape 6 : Cliquez sur « Terminer la configuration » (ou accédez à votre espace de travail RandomCoffee) pour terminer la configuration de votre programme en choisissant vos règles de mise en relation, en personnalisant votre message et en planifiant les sessions à venir.
Gestion des participants
Synchronisation des membres
Comme mentionné ci-dessus, l’intégration Microsoft Teams fonctionne en associant un programme RandomCoffee à une équipe Microsoft Teams.
Lorsqu’un programme est configuré pour Microsoft Teams et associé à une équipe, son public par défaut est composé de toutes les personnes qui font partie de l’équipe.
Cela signifie que :
Tous les membres de l'équipe recevront des invitations de RandomCoffee
Les personnes qui rejoignent une équipe dans laquelle RandomCoffee est installé seront automatiquement ajoutées aux sessions RandomCoffee et recevront des invitations.
Les personnes qui quittent l'équipe cesseront automatiquement de recevoir des invitations de RandomCoffee.
Cas rare : les personnes ayant un statut d'invité dans vos équipes ne sont pas incluses dans les RandomCoffees car elles ne sont pas considérées comme des membres de votre organisation par Microsoft.
Consultez cet article pour plus de détails.
✨ Astuce de pro
Vous pouvez tirer parti de cette mécanique pour faciliter votre communication interne. Par exemple, en créant une équipe dédiée à RandomCoffee et en invitant vos membres à la rejoindre pour qu'ils puissent automatiquement être ajoutés à l'audience d'un programme RandomCoffee.
Expérience utilisateur sur Microsoft Teams
Nouvel onglet dédié au programme
Associer un programme RandomCoffee à une équipe crée automatiquement un onglet public dans l'équipe. Chaque membre de l'équipe peut accéder aux informations essentielles du programme, incluant :
Le contexte et l'objectif du programme (parfait pour les nouveaux arrivants !)
Les sessions à venir
L'évolution de la participation dans le temps
Les Top Randomers du programme
Messages de présentation
Une fois l'application RandomCoffee installée dans une équipe, le bot RandomCoffee publie un message de bienvenue dans le canal général afin de présenter RandomCoffee à tous les membres de l'équipe :
De plus, lorsqu'un programme est associé à une équipe, le bot publie une annonce à tous les utilisateurs :
Invitations et mises en relation
Le bot RandomCoffee envoie des messages d'invitation et de mise en relation à chaque utilisateur via un message privé.
Pour les invitations, les utilisateurs ont le choix d'accepter ou non la proposition pour être mis en relation dans la session en cours. Voici un exemple de message d'invitation :
Les utilisateurs qui ont accepté d'être mis en relation reçoivent une carte de mise en relation, selon le calendrier défini par l'administrateur, via lequel ils découvrent leur match :
Plusieurs actions sont possibles à partir du message de mise en relation :
Démarrer une discussion - ouvre une discussion directe avec votre/vos match(s)
Lancer un appel - lance un appel vidéo avec votre/vos match(s)
Planifier votre rencontre - génère une réunion native Microsoft/Outlook avec votre/vos match(s)
Discuter avec le bot
Vous pouvez interagir directement avec le bot RandomCoffee via les commandes suivantes :
Help - explique ce que fait RandomCoffee et fournit de l'aide/du support
Feedback - permet d'envoyer un message à l'équipe RandomCoffee
Snooze - permet de mettre temporairement en pause votre participation pendant une durée définie :
Espace personnel
Vous bénéficiez également d'un onglet personnel RandomCoffee. L'interface se compose de 3 onglets principaux :
Mon activité : vous y retrouverez toutes vos actions liées à RandomCoffee (telles que : participer à une session, être mis en relation avec quelqu'un de nouveau ou être informé des sessions à venir/passées)
Mon réseau : consultez votre historique de mise en relation pour visualiser en un coup d'oeil toutes les personnes avec lesquelles vous avez été matché(e) grâce à RandomCoffee. Vous pouvez également redémarrer une discussion ou réserver un nouveau rendez-vous avec un ancien match :
Mes programmes : vous retrouverez ici une vue centralisée de tous les programmes RandomCoffee dans lesquels vous êtes impliqué.
Description technique
Authentification unique (SSO)
SSO et authentification
RandomCoffee intègre un protocole d'authentification SSO discret lors de l'installation de l'application RandomCoffee sur une équipe Microsoft Teams.
Le membre RandomCoffee qui possède un compte RandomCoffee est automatiquement reconnu par son email et lié à son compte Microsoft Teams. On parle alors d'un protocole d'authentification "discret" dans la mesure où cette étape est invisible pour l'utilisateur.
Activer l'authentification unique discrète
Cela permet à l'utilisateur, lors de l'ajout de l'application RandomCoffee à une équipe, de synchroniser et d'afficher les données de son compte RandomCoffee (comme les programmes existants déjà créés) dans ses équipes Microsoft Teams.
Les utilisateurs qui ne sont pas reconnus pour une raison quelconque doivent s'inscrire et créer un compte RandomCoffee avant de continuer.
Expérience utilisateurs pour le SSO
Teams obtient le jeton d’accès de l’utilisateur à partir de Microsoft Entra ID. Cette interaction avec Microsoft Entra ID est invisible pour l’utilisateur. Elle permet d’accéder à l’application sans avoir à quitter l’environnement Teams.
Un utilisateur doit donner son consentement uniquement dans un environnement multi-tenants. Si l'utilisateur et l'application résident dans le même tenant, l'utilisateur n'a pas besoin de donner son consentement pour l'utiliser.
Après avoir donné son consentement à Teams la première fois, l'utilisateur peut utiliser l'application sans avoir besoin de redonner son consentement, et ce même s'il se connecte via un autre appareil.
L'administrateur du tenant peut également accorder le consentement au nom des utilisateurs de l'application. Dans ce scénario, lorsque l'administrateur du tenant donne son consentement pour les utilisateurs de l'application dans le tenant, ces derniers n'ont pas besoin d'être invités à donner leur consentement. Cela signifie que les utilisateurs ne voient pas les boîtes de dialogue de consentement et peuvent accéder à l'application de manière transparente.
Le jeton d'accès est pré-récupéré par Teams pour améliorer les performances et le temps de chargement de l'application dans l'environnement Teams.
Les utilisateurs n'ont pas besoin de mémoriser ou d'enregistrer plusieurs mots de passe pour accéder à RandomCoffee dans l'environnement Teams.
Interactions SSO lors de l'exécution
L’image suivante montre comment fonctionne le SSO lorsqu’un utilisateur accède à l'application depuis Teams.
Vous pouvez vous référer à cet article de Microsoft pour en savoir plus sur l'authentification unique :
Provisionnement des utilisateurs
Une fois le bot RandomCoffee installé sur votre équipe, l'application récupère automatiquement la liste de tous les membres de l'équipe à l'aide de l'API REST MS Teams.
Le bot RandomCoffee accède à des informations de base mais essentielles telles que le prénom, le nom et l'adresse e-mail de chaque membre de l'équipe.
Autorisations
L'application RandomCoffee est autorisée à appeler les API REST de MS Teams lorsque des autorisations lui sont accordées par les utilisateurs/administrateurs dans le cadre du processus de consentement. Voici la liste des autorisations configurées nécessaires à l'application RandomCoffee :
email
offline_access
openid
profile
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