❓FAQ pour les Admins

Find answers to some of the most frequently asked questions.

Je suis nouveau sur RandomCoffee. Comment et par où commencer ?

Bienvenue ! ☕️ Lisez notre guide de démarrage pour bien démarrer !

Que se passe-t-il à la fin de mon essai gratuit ?

À la fin de votre essai gratuit, si vous n'avez pas souscrit au plan Pro ou Enterprise, vous serez automatiquement redirigé vers le plan Free et invité à choisir le programme à conserver. Tous les autres programmes seront définitivement supprimés. Le plan Free présente les limitations suivantes : 1 programme, 1 administrateur, seulement 20 membres pris en compte dans toutes les sessions (ces 20 membres sont fixes : même si vous avez plus de 20 membres dans votre liste, seulement 20, et toujours les mêmes, seront matchés).

Comment fonctionne l'ajout de membres via import .csv ?

De nouveaux membres seront ajoutés, les existants mis à jour et les membres inactifs dans votre base de données RandomCoffee resteront inactifs.

⚠️ Vous avez des sessions ouvertes en cours ? Soyez prudent ! En ajoutant des membres, ils pourront être inclus dans ces sessions selon les règles de matching que vous avez définies. De la même manière, ces membres nouvellement ajoutés pourront être matchés dans les sessions à venir de tous vos programmes, à moins qu'ils ne soient pas concernés par les règles de matching que vous avez définies.

Puis-je obtenir un aperçu des messages d'invitation / de mise en relation avant de lancer mon programme ?

Oui, vous pouvez prévisualiser les e-mails et des messages d'invitation / de mise en relation pour Slack / MS Teams dans l'onglet « Communication » de votre programme.

Si vous utilisez le canal de communication par e-mail, vous pouvez même vous envoyer des e-mails de test pour vérifier le contenu et la mise en page. Notez que les balises ("merge tags") ne fonctionnent pas dans les e-mails de test . Dans l'onglet « Communication », sélectionnez « Proposition » ou « E-mail d'introduction », puis cliquez sur « Envoyer un mail de test ». Un e-mail sera automatiquement envoyé à votre adresse e-mail.

Puis-je ajouter plusieurs administrateurs ?

Oui, vous pouvez ajouter un administrateur en ouvrant la liste des membres, en cochant la case à côté du nom du membre pour le sélectionner, en cliquant sur le menu et en sélectionnant « Attribuer un accès administrateur ».

🔗 En savoir plus

En fonction de votre plan, vous pouvez être limité en termes de nombre d'administrateurs :

• Free : 1 administrateur

• Pro : 3 administrateurs

• Entreprise : à la demande

A quoi correspondent les membres actifs et inactifs ?

Par défaut, tous les membres sont actifs, ce qui signifie qu'ils peuvent être invités aux sessions RandomCoffee.

Un membre peut être inactif si :

• Le membre a été désactivé par un administrateur • Le membre s'est désabonné de RandomCoffee • L'adresse e-mail du membre est erronée

Que se passe-t-il lorsque les membres sont inactifs ?

• Les membres inactifs ne peuvent pas recevoir de communications relatives aux programmes (messages d'invitation et de mise en relation). • Les membres inactifs n'affectent pas les taux de participation. • Les membres inactifs restent pris en compte dans le tableau de bord pour les chiffres clés passés. • Les membres inactifs peuvent être réactivés et leur historique de mise en relation sera conservé.

🔗 En savoir plus

Que faire si un membre ne reçoit pas les messages de RandomCoffee ?

Nous vous recommandons de vérifier dans un premier temps que :

• ce membre est actif

• son adresse email est correcte (si le canal de communication est Email)

• ce membre fait partie de l'audience de votre programme

Si c'est le cas, nous vous conseillons de :

• vérifier que le mail n'est pas dans les spam (si le canal de communication est Email)

• vérifier que l'expéditeur de l'e-mail (si le canal de communication est l'e-mail) est sur liste blanche*

*Avant d'ajouter des membres à RandomCoffee, nous vous recommandons vivement de mettre notre domaine "@random-coffee.com" sur liste blanche de votre service informatique, afin de garantir que vos membres recevront nos emails. En effet, par défaut, tous les emails d'invitation et de mise en relation sont envoyés par : "RandomCoffee" <[e-mail]>. Vous pouvez également ajouter votre propre domaine d'envoi, pour envoyer les mails depuis votre propre adresse.

Comment créer un programme pour certaines personnes uniquement ?

• Si vous utilisez le canal de communication Email, vous pouvez définir l'audience de votre programme en fonction de catégories spécifiques. Les autres membres ne seront pas invités.

• Si vous utilisez Slack ou Teams comme canal de communication : toutes les personnes incluses dans ce canal/équipe seront invitées à votre programme (et elles seules).

Est-il possible de combiner l'intégration Slack/MS Teams avec une intégration SIRH ?

Oui, vous pouvez combiner l'intégration Slack/MS Teams avec l'intégration SIRH afin d'enrichir les profils de vos membres et ainsi créer des règles de matchmaking plus puissantes et précises.

Dans ce cas, les utilisateurs provisionnés par Slack/MS Teams qui sont également présents dans votre SIRH sont automatiquement reconnus avec leur adresse email et sont automatiquement enrichis avec les données de votre SIRH.

Que se passe-t-il s'il n'y a pas assez de personnes pour créer des groupes complets ? (dans le cas de groupes de plus de 2 personnes)

En fait, c'est vous qui décidez ! Lorsque vous configurez votre programme avec les algorithmes Inter-Groupes ou Au hasard, vous pouvez sélectionner la manière dont vous souhaitez que les membres soient répartis dans les groupes en cas de groupes incomplets.

• Répartissez équitablement en permettant à l'algorithme de dépasser la taille du groupe (ex : avec 150 personnes en groupe de 4, vous obtiendrez 35 groupes de 4 personnes, et 2 groupes de 5 personnes).

• Répartissez équitablement, sans dépasser la taille du groupe (ex : avec 150 personnes en groupes de 4, vous obtiendrez 36 groupes de 4 personnes, et 2 groupes de 3 personnes).

• Ne pas distribuer et générer un groupe incomplet (ex : avec 150 personnes en groupes de 4, vous obtiendrez 37 groupes de 4 personnes, et 1 groupe de 2 personnes).

• Laissez le système choisir en fonction de la taille du reste (le système choisira la meilleure combinaison pour vous).

A noter que, dans tous les cas, une personne ne peut rester seule et sera automatiquement rattachée à un groupe complet.

Comment faire en sorte que les participants puissent être mis en relation avec des personnes du même fuseau horaire que le leur ?

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une catégorie appelée « Fuseau horaire » et l'utiliser comme règle de mise en relation dans votre programme (avec une règle Inter-groupes : « Même » + « Fuseau horaire »).

• Si vous connaissez les fuseaux horaires de tous les membres, vous pouvez ajouter ces informations en utilisant l'une de ces méthodes.

• Si vous ne connaissez pas leurs fuseau horaire, vous pouvez inviter les membres à accéder à leur portail membre et l'indiquer depuis leur profil.

• Les membres peuvent également spécifier leurs préférences à partir de leur portail membre (en indiquant les fuseaux horaires compatibles pour eux).

Comment aider les participants à engager la conversation, surtout s'ils sont plutôt introvertis ?

Vous pouvez ajouter des suggestions de sujets de conversation à vos messages de mise en relation et/ou fournir le lien vers cette page à vos employés !