Que vous utilisiez le canal de communication e-mail, Slack ou MS Teams, vous pouvez personnaliser les messages envoyés aux membres.
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Ouvrez votre programme
Allez dans l'onglet « Communication », et faites défiler vers le bas pour accéder à la section de personnalisation des emails.
Si vous avez sélectionné l'option « Proposer de participer » dans les Paramètres, 2 e-mails seront envoyés : l'e-mail d'invitation et l'e-mail de mise en relation.
Si vous avez sélectionné l'option « Mettre en relation directement » dans les Paramètres, 1 seul email sera envoyé : l'email de mise en relation.
Sélectionnez le type d'e-mail (Proposition / E-mail d'introduction) et cliquez sur « Personnaliser ».
Personnalisez vos emails !
Vous pouvez personnaliser :
L'expéditeur (par défaut, l'expéditeur est juliette@random-coffee.com, mais vous pouvez le modifier)
L'objet de l'email
Le contenu de l'email (logo, texte, boutons, couleurs... tout est modifiable !)
L'URL associée au bouton ou au lien « Oui, je participe » (inscription à la session) doit être : {{request_link}}
L'URL associée au bouton ou au lien « Non merci » (opt-out de la session) doit être : {{reject_link}}
Dans l'e-mail d'introduction, ne supprimez pas la section :
{% for coworker in coworkers %}
()
{% endfor %}
Cela permet d'afficher automatiquement les noms des membres qui sont mis en relation dans l'e-mail d'introduction.
Cependant, n'hésitez pas à ajouter d'autres informations, notamment en utilisant les « Merge Tags », pour personnaliser votre message (en ajoutant les départements / fonctions de chaque membre par exemple). Certains "merge tagsé" sont liés à des catégories précédemment créées.
Notez que le "merge tag" « Organisateur du RandomCoffee » vous permet de nommer aléatoirement un membre du groupe qui sera responsable de l'organisation du café. Cela ne correspond pas au nom de l'administrateur.
✨ Astuce de pro
Les membres seront plus enclins à ouvrir votre email si l'objet leur parait intéressant. Pour attirer l'attention du lecteur, vous pouvez :
Personnaliser l'objet (en ajoutant le nom du destinataire par exemple)
Utiliser des émojis (par exemple, « Souhaitez-vous rencontrer un collègue de manière informelle et juste pour le plaisir ? 😀 »)
Poser une question (par exemple, « [Prénom], aimeriez-vous discuter avec un nouveau collègue ? » )
Utilisez des mots puissants (par exemple : Réservez la date, Apprenez, Changez, Engagez... )
Ne supprimez pas {{coworkers}} à côté de "À :" (pour les destinataires).
✨ Astuce de pro
Le contenu du message doit être attrayant, aller droit au but et contenir des mots qui attirent l’attention du lecteur et l’encouragent à participer à l’initiative.
Mettez en avant les avantages de participer : apprendre à connaître ce que font vos collègues, trouver un mentor, apprendre une nouvelle langue, trouver une opportunité d'emploi dans un autre service...
Encouragez les participants à partager leur expérience de matchmaking : vous pouvez inviter les participants à partager des photos avec leurs collègues sur les réseaux sociaux de l'entreprise. Cela renforcera leur sentiment d'appartenance et donnera envie aux autres de prendre part à l'initiative.
Autres conseils utiles :
Dans le message d’inscription, n’oubliez pas de mentionner quand le message de match sera envoyé !
Invitez les membres à accéder à leur portail membre pour définir leurs préférences de mise en relation et définir leurs disponibilités !
Cliquez sur le logo RandomCoffee actuel et sélectionnez « Upload image » dans le panneau de droite. Le logo sera automatiquement remplacé par le vôtre.
Vous pouvez glisser-déposer de nouveaux blocs depuis le menu « Blocks ». Ensuite, glissez-déposez le contenu souhaité dans celui-ci, depuis le menu « Content ».
Ci-dessous, un exemple d'un bloc 50% / 50% comprenant du texte à gauche et une image à droite.
Faites glisser et déposez le contenu du « Button », depuis la section « Content ».
Ensuite, cliquez sur votre bouton pour personnaliser ses couleurs, son url, etc.
Les balises sont utiles pour personnaliser encore davantage vos emails avec des valeurs de catégories.
Assurez-vous d'avoir préalablement créé des catégories.
Lorsque vous modifiez votre e-mail, cliquez sur « Merge tags » dans la barre flottante et sélectionnez celle que vous souhaitez ajouter.
Les mêmes balises seront appliquées à tous les membres (voir la capture d'écran ci-dessous).
✨ Astuce de pro
*Vous trouverez ci-dessous un exemple d'utilisation de la balise « Organisateur de réunion » dans l'e-mail de mise en relation :
"Salut X, Y, Z !
Vous avez été mis en relation ! 🥳 Voici quelques informations sur votre groupe :
X (X@example.com), [Titre du poste], basé à [lieu]
Y (Y@exemple.com), [Titre du poste], basé à [lieu]
Z (Z@exemple.com), [Titre du poste], basé à [lieu]
En tant qu'organisateur désigné du groupe, X, veuillez contacter vos collègues et fixer un rendez-vous avant le [date] ! »
Vous pouvez vous envoyer des e-mails de test pour vérifier la mise en page et le contenu.
Notez que les balises ("merge tags") ne fonctionnent pas dans les e-mails de test .
Depuis l'onglet « Communication », sélectionnez « Proposition » ou « E-mail d'introduction », puis cliquez sur « Envoyer un mail de test ».
Un email sera automatiquement envoyé à votre adresse email.
Ouvrez votre programme
Accédez à l'onglet « Communication » et faites défiler vers le bas pour atteindre la section « Message de la carte »
Personnalisez votre/vos carte(s) !
Vous pouvez utiliser les variables suivantes dans vos cartes :
{{first_name}}
{{company}}
{{coworker.full_name}} (uniquement dans la carte de match)
{{coworker.email }} (uniquement dans la carte de match)
Les cartes Slack et MS Teams sont modifiables en langage Markdown. Cliquez ici pour obtenir des conseils sur les options de formatage.
Notez que, dans Microsoft Teams , la carte de match inclut automatiquement 3 boutons en bas de la carte : « Planifier votre rencontre », « Lancer une discussion » et « Lancer un appel » .
Rubriques
Pour créer un titre, ajoutez des dièses (#) devant un mot ou une expression. Le nombre de dièses que vous utilisez doit correspondre au niveau du titre. Par exemple, pour créer un titre de niveau trois (<h3>), utilisez trois dièses (par exemple, ### My Header).
Gras
Pour mettre du texte en gras, ajoutez deux astérisques avant et après un mot ou une phrase. Pour mettre en gras le milieu d'un mot afin de le mettre en valeur, ajoutez deux astérisques sans espace autour des lettres.
Exemple:
Italique
Pour mettre du texte en italique, ajoutez un astérisque avant et après un mot ou une phrase. Pour mettre en italique le milieu d'un mot afin de le mettre en valeur, ajoutez un astérisque sans espace autour des lettres.
Exemple:
Gras et italique
Pour mettre en valeur un texte en gras et en italique à la fois, ajoutez trois astérisques avant et après un mot ou une phrase. Pour mettre en gras et en italique le milieu d'un mot afin de le mettre en valeur, ajoutez trois astérisques sans espace autour des lettres.
Exemple:
Citations en bloc
Pour créer une citation en bloc, ajoutez un >devant un paragraphe.
Exemple:
Vous pouvez ajouter des images dans votre carte MS Teams/Slack si vous disposez d'un lien public vers votre image.
Pour ajouter une image, ajoutez un point d’exclamation (!), suivi d’un texte alternatif entre parenthèses et du chemin ou de l’URL vers l’image entre parenthèses.
Exemple:
✨ Astuce de pro
Utilisez et réutilisez les images que nous avons mises à votre disposition dans cet article ! Elles ont été créés pour vous.
Ouvrez l'image de votre choix
Faites un clic droit dessus et sélectionnez « ouvrir dans un nouvel onglet »
Copiez le lien de l'image depuis votre navigateur
Collez le lien dans votre modèle de carte MS Teams / Slack
Ajustez la taille de l'image en mettant 240 après "width=" dans le lien
Voir le Bonus : exemple illustré ci-dessous 😉
Pour créer un lien, placez le texte du lien entre parenthèses (par exemple, [RandomCoffee]), puis suivez-le immédiatement avec l'URL entre parenthèses (par exemple, ).(https://www.random-coffee.com)
Exemple:
Un autre exemple avec le lien de réservation :
| Balise | Description | Disponibilité |
|---|---|---|
Company name
Ajoutez le nom de l'entreprise
Email d'invitation + email de mise en relation
First Name
Ajoutez le prénom du destinataire
Email d'invitation + email de mise en relation
Unsubscribe Link
Permet au destinataire d'accéder à la page de désinscription et de choisir de se désinscrire pour : une session / un programme / RandomCoffee en général. (Il est inclus par défaut à la fin de l'email, sous forme de lien).
Email d'invitation + email de mise en relation
Coworker > ...
Vous trouverez ici toutes les catégories que vous avez créées. Vous pouvez afficher le titre de la catégorie (par exemple, Ville), ou la valeur de la catégorie (par exemple, Paris) liée au membre.
Email de mise en relation
Meeting organizer*
Cette balise vous permet de sélectionner aléatoirement un membre du groupe qui sera responsable de l'organisation du café.
Email de mise en relation
Program Name
Ajoutez le nom du programme
Email de mise en relation
Schedule a meeting link
Ajouter un lien vers la page de réservation
Email de mise en relation
