Créez et gérez vos catégories

Qu'est-ce qu'une catégorie ?

Les catégories sont des informations de profil liées à chaque membre, telles que « Départment », « Fonction » ou « Région ». Elles permettent d'organiser la liste des membres en leur attribuant des tags spécifiques, comme « Marketing » pour « Département » ou « Europe » pour « Région ».

Exemples

Département : Indique la division spécifique au sein de l'organisation où travaille un employé (exemple : Marketing, Communication, Ressources humaines).
Localisation : Spécifie l'emplacement géographique où l'employé est basé (exemple : Paris, Berlin, Lisbonne).
Sport préféré : indique le sport préféré de l'employé (exemple : basketball, tennis, yoga).

6 bonnes raisons de créer des catégories

Créer des catégories vous permet d’exploiter au mieux les fonctionnalités de RandomCoffee.

Elles sont notamment utilisées pour :

Enrichir les profils des membres avec les informations de votre choix
Organiser/filtrer la liste des membres par catégories
Définir des audiences précises pour vos programmes
Créer des règles de mises en relation plus précises
Personnaliser vos messages de mise en relation
Avoir des statistiques de participation par catégorie

1️⃣ Collectez, structurez et visualisez les informations de profil liées à chaque membre

Données structurées : organisez votre liste de membres et filtrez-la par catégorie.
Profils détaillés : enrichissez les profils des membres avec autant d'informations que vous le souhaitez !

2️⃣ Créez des programmes spécifiques pour chaque audience

Engagement ciblé : définissez et ajustez les audiences de vos programmes en fonction de critères spécifiques.
Personnalisation : adaptez les programmes à vos différentes audiences.

3️⃣ Générez des mises en relation plus pertinentes

Mises en relations plus précises : jouez avec les valeurs des catégories dans vos règles de mise en relation, et créez-en autant que vous voulez.
Connexions plus pertinentes : générez des connexions plus pertinentes et bénéfiques pour vos employés.

4️⃣ Améliorez l'engagement de vos collaborateurs grâce à des messages personnalisés

Mises en relation contextuelles : ajoutez des informations contextuelles et personnalisées à chacune de vos mises en relation.
Assurez un meilleur engagement : donnez des informations pertinentes à vos collaborateurs en amont de leur rendez-vous, pour des discussions plus pertinentes.

5️⃣ Personnalisez votre tableau de bord et utilisez vos statistiques détaillées pour prendre les bonnes décisions

Analyse ciblée : filtrez votre tableau de bord pour obtenir des informations spécifiques par catégorie.
Données actionnables : prenez des décisions éclairées basées sur des données détaillées.

6️⃣ Permettez à vos employés de personnaliser leur expérience RandomCoffee*

*Lorsque le portail des membres n'a pas été désactivé par l'administrateur.

Mises à jour de profil : les membres peuvent s'assurer que leur profil est à jour (notamment concernant leur rôle, compétences, intérêts, etc.). Cela permet de créer des mises en relation plus précises en fonction des catégories créées par l'administrateur.
Préférences : les membres peuvent spécifier leurs préférences quant aux types de relations qu'ils souhaitent établir et ceux qu'ils souhaitent éviter. Cela leur permet de s'assurer qu'ils sont mis en relation avec des personnes qui correspondent à leurs objectifs. Ils peuvent également synchroniser leur calendrier Outlook ou Google Calendar pour faciliter l'organisation des meetings.

6 types de catégories

Choix unique

-> Liste déroulante d'options, une seule option peut être sélectionnée.

Exemple :

Choix multiples

-> Liste d'options au choix, plusieurs options peuvent être sélectionnées.

Exemple :

Date

Exemple :

Nombre

Exemple :

Texte

Exemple :

Oui/Non

Exemple :

Comment créer des catégories ?

Depuis la plateforme RandomCoffee

Ouvrez la section « Catégories » dans le panneau « Membres ».
Cliquez sur « Nouvelle catégorie »

Vous pouvez réorganiser les catégories dans l'ordre qui vous convient le mieux, grâce à la poignée mise en évidence ci-dessous :

L'ordre choisi sera pris en compte dans les cas suivants :

dans les listes déroulantes lors de la définition des règles de correspondance
dans les formulaires que les membres doivent remplir lorsqu'ils rejoignent l'initiative via l'option « Lien d'invitation »

Choisissez un titre pour votre catégorie, ainsi que le type de catégorie que vous souhaitez créer.

Vous pouvez choisir entre :

Liste déroulante (liste d'options parmi lesquelles choisir, une seule réponse)
Texte court (champ libre, idéal pour les réponses courtes)
Date (dates du calendrier uniquement)
Nombre
Choix multiples (liste d'options à choisir, plusieurs réponses sont possibles)
OUI/NON (seulement 2 options)

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné la liste déroulante. Nous pouvons maintenant ajouter autant de champs que nous le souhaitons dans cette liste.

🆕 Vous pouvez désormais ajouter une description pour chaque catégorie.

Cette description sera visible sous forme d'info-bulle dans les profils des membres :

Elle sera également visible dans le formulaire d'inscription à RandomCoffee (lorsque vous invitez des membres via un lien) :

Par défaut, toutes les catégories sont visibles par les membres depuis leur portail, dans leurs informations de profil (si le portail n'est pas désactivé par l'administrateur).

Vous pouvez masquer des catégories afin que les membres ne les voient pas dans leur Portail Membre (en activant l'option dédiée, juste en dessous du nom de la catégorie) sachant que :

➤ Masquer les catégories aux membres limite leurs préférences et leurs choix lors des mises en relation instantanées (s'ils ont accès au Portail Membre).

➤ Une catégorie masquée n'apparaîtra pas comme champ à remplir dans le formulaire d'invitation.

Cliquez sur « Enregistrer » pour créer la catégorie. Elle est désormais visible dans la liste des catégories.

Les catégories créées via un import de fichier .csv sont également affichées dans la section « Catégories » du panneau « Membres ».

✨ Astuce de pro
Vous souhaitez mettre en place un programme avec des règles de mise en relation basées sur des valeurs de catégorie renseignées par les utilisateurs ? Suivez les étapes suivantes :
1. Configurez vos catégories.
2. Envoyez un e-mail présentant RandomCoffee et incluant ce lien d'invitation, et invitez les personnes à renseigner leurs propres valeurs pour chaque catégorie dans leur Portail Membre.
3. Pendant ce temps, configurez vos programmes avec les bonnes règles de mise en relation.
4. Planifiez vos premières sessions lorsque votre liste de membres est à jour (lorsque les membres ont renseigné leurs valeurs pour chaque catégorie) !

Vous pouvez désormais modifier les valeurs de catégorie pour chaque membre 👍

Directement depuis la liste des membres (en cliquant sur le nom d'un membre)

ou via un import .csv
Vous pouvez également demander à vos membres de le faire eux-mêmes en remplissant leurs valeurs depuis leur Portail Membre.

À partir d'un fichier .csv

Suivez les étapes décrites ici pour créer et/ou mettre à jour des catégories avec un import de fichier .csv.

Nous vous recommandons cette option si vous souhaitez ajouter plusieurs catégories à la fois.

Depuis votre SIRH

Lisez l’article suivant pour comprendre comment les catégories sont automatiquement créées grâce à votre intégration SIRH.

Les catégories créées automatiquement via la synchronisation avec votre SIRH ne peuvent pas être modifiées/supprimées dans RandomCoffee, car elles sont mises à jour dynamiquement à chaque synchronisation en reprennant les champs existants de votre SIRH.

Bien entendu, vous pouvez toujours modifier les informations des membres qui ne sont pas synchronisées avec le SIRH.

Pour la même raison, les catégories résultant de la synchronisation avec votre SIRH ne sont pas visibles dans le formulaire d'adhésion pour les utilisateurs qui rejoignent via un lien d'invitation car ils ne peuvent pas modifier/remplacer ces valeurs qui proviennent de votre SIRH.