Créez et gérez vos catégories
Qu'est-ce qu'une catégorie ?
Les catégories sont des informations de profil liées à chaque membre, telles que « Départment », « Fonction » ou « Région ». Elles permettent d'organiser la liste des membres en leur attribuant des tags spécifiques, comme « Marketing » pour « Département » ou « Europe » pour « Région ».
Exemples
Département : Indique la division spécifique au sein de l'organisation où travaille un employé (exemple : Marketing, Communication, Ressources humaines).
Localisation : Spécifie l'emplacement géographique où l'employé est basé (exemple : Paris, Berlin, Lisbonne).
Sport préféré : indique le sport préféré de l'employé (exemple : basketball, tennis, yoga).
6 bonnes raisons de créer des catégories
Créer des catégories vous permet d’exploiter au mieux les fonctionnalités de RandomCoffee.
Elles sont notamment utilisées pour :
Enrichir les profils des membres avec les informations de votre choix
Organiser/filtrer la liste des membres par catégories
Définir des audiences précises pour vos programmes
Créer des règles de mises en relation plus précises
Personnaliser vos messages de mise en relation
Avoir des statistiques de participation par catégorie
6 types de catégories
Choix unique
-> Liste déroulante d'options, une seule option peut être sélectionnée.
Exemple :
Choix multiples
-> Liste d'options au choix, plusieurs options peuvent être sélectionnées.
Exemple :
Date
Exemple :
Nombre
Exemple :
Texte
Exemple :
Oui/Non
Exemple :
Comment créer des catégories ?
Depuis la plateforme RandomCoffee
Ouvrez la section « Catégories » dans le panneau « Membres ».
Cliquez sur « Nouvelle catégorie »
Vous pouvez réorganiser les catégories dans l'ordre qui vous convient le mieux, grâce à la poignée mise en évidence ci-dessous :
L'ordre choisi sera pris en compte dans les cas suivants :
dans les listes déroulantes lors de la définition des règles de correspondance
dans les formulaires que les membres doivent remplir lorsqu'ils rejoignent l'initiative via l'option « Lien d'invitation »
Choisissez un titre pour votre catégorie, ainsi que le type de catégorie que vous souhaitez créer.
Vous pouvez choisir entre :
Liste déroulante (liste d'options parmi lesquelles choisir, une seule réponse)
Texte court (champ libre, idéal pour les réponses courtes)
Date (dates du calendrier uniquement)
Nombre
Choix multiples (liste d'options à choisir, plusieurs réponses sont possibles)
OUI/NON (seulement 2 options)
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons sélectionné la liste déroulante. Nous pouvons maintenant ajouter autant de champs que nous le souhaitons dans cette liste.
🆕 Vous pouvez désormais ajouter une description pour chaque catégorie.
Cette description sera visible sous forme d'info-bulle dans les profils des membres :
Elle sera également visible dans le formulaire d'inscription à RandomCoffee (lorsque vous invitez des membres via un lien) :
Par défaut, toutes les catégories sont visibles par les membres depuis leur portail, dans leurs informations de profil (si le portail n'est pas désactivé par l'administrateur).
Vous pouvez masquer des catégories afin que les membres ne les voient pas dans leur Portail Membre (en activant l'option dédiée, juste en dessous du nom de la catégorie) sachant que :
➤ Masquer les catégories aux membres limite leurs préférences et leurs choix lors des mises en relation instantanées (s'ils ont accès au Portail Membre).
➤ Une catégorie masquée n'apparaîtra pas comme champ à remplir dans le formulaire d'invitation.
Cliquez sur « Enregistrer » pour créer la catégorie. Elle est désormais visible dans la liste des catégories.
Les catégories créées via un import de fichier .csv sont également affichées dans la section « Catégories » du panneau « Membres ».
✨ Astuce de pro
Vous souhaitez mettre en place un programme avec des règles de mise en relation basées sur des valeurs de catégorie renseignées par les utilisateurs ? Suivez les étapes suivantes :
1. Configurez vos catégories.
2. Envoyez un e-mail présentant RandomCoffee et incluant ce lien d'invitation, et invitez les personnes à renseigner leurs propres valeurs pour chaque catégorie dans leur Portail Membre.
3. Pendant ce temps, configurez vos programmes avec les bonnes règles de mise en relation.
4. Planifiez vos premières sessions lorsque votre liste de membres est à jour (lorsque les membres ont renseigné leurs valeurs pour chaque catégorie) !
Vous pouvez désormais modifier les valeurs de catégorie pour chaque membre 👍
Directement depuis la liste des membres (en cliquant sur le nom d'un membre)
ou via un import .csv
Vous pouvez également demander à vos membres de le faire eux-mêmes en remplissant leurs valeurs depuis leur Portail Membre.
À partir d'un fichier .csv
Suivez les étapes décrites ici pour créer et/ou mettre à jour des catégories avec un import de fichier .csv.
Nous vous recommandons cette option si vous souhaitez ajouter plusieurs catégories à la fois.
Depuis votre SIRH
Lisez l’article suivant pour comprendre comment les catégories sont automatiquement créées grâce à votre intégration SIRH.
Les catégories créées automatiquement via la synchronisation avec votre SIRH ne peuvent pas être modifiées/supprimées dans RandomCoffee, car elles sont mises à jour dynamiquement à chaque synchronisation en reprennant les champs existants de votre SIRH.
Bien entendu, vous pouvez toujours modifier les informations des membres qui ne sont pas synchronisées avec le SIRH.
Pour la même raison, les catégories résultant de la synchronisation avec votre SIRH ne sont pas visibles dans le formulaire d'adhésion pour les utilisateurs qui rejoignent via un lien d'invitation car ils ne peuvent pas modifier/remplacer ces valeurs qui proviennent de votre SIRH.
A partir d'un provisionnement SCIM
Lisez l'article suivant pour savoir comment procéder.
Comment utiliser les catégories...
... dans vos règles de mise en relation
Utilisez les catégories et leurs valeurs pour créer autant de règles de mise en relation que vous le souhaitez !
... pour définir l'audience de chaque programme
Quand le canal de communication choisi est l'email, vous pouvez définir une audience basée sur les catégories.
Pour l'instant, seules les catégories de type "choix unique" ou "choix multiples" sont prises en charge pour la définition de l'audience.
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