Créez un programme de A à Z

Cet article montre comment créer un programme de A à Z au lieu d'utiliser l'un des programmes de la bibliothèque de modèles. Gardez toutefois à l'esprit que tous nos modèles sont 100% personnalisables

Vous avez une idée précise de programme, mais vous ne trouvez pas votre bonheur dans notre bibliothèque de modèles ?

Créez votre propre programme à partir de zéro !

ETAPE 1 - Configurez votre programme

Dans la section Programmes, cliquez sur « Créer un nouveau programme »

Vous serez alors redirigé vers notre bibliothèque de modèles.

Cliquez sur le bouton "Votre propre modèle".

Configurer les Paramètres de votre programme : choisissez un nom et un objectif pour votre programme.

L'objectif du programme sera visible dans :

votre liste de programmes (vue administrateur)
la page de réservation (vue membre)
la liste des programmes dans le portail des membres, si activé (vue membre)

Accédez à l'onglet suivant appelé « Mise en relation ». C'est ici que vous pouvez :
- Définir la taille des groupes
- Définir la répartition des personnes selon la taille de groupe (en cas de groupes incomplets, pour les algorithmes « Au hasard » et « Inter-groupes »)
- Sélectionner l'algorithme de matching le plus adapté à votre cas d'utilisation.

🔗 Découvrez tous les algorithmes de mise en relation

Dans l'exemple ci-dessus, nous recommandons de créer une catégorie - avant de créer le programme - afin d'identifier les managers.

🔗 En savoir plus sur les catégories

Allez dans le troisième onglet appelé « Communication ». Ici, le canal de communication choisi est Email.
Sélectionnez l'audience du programme. (Par défaut, l'audience inclut tous les collaborateurs).

L'audience est définie à partir des catégories.

Si vous souhaitez exclure les administrateurs du programme (c'est-à-dire que vous ne souhaitez pas que les administrateurs reçoivent les messages de mise en relation), activez l'option correspondante.
Cliquez sur « Créer ». De nouveaux onglets apparaîtront : « Sessions », « Réservation » et « Résultats ».

ÉTAPE 2 – Personnalisez votre programme

Allez dans l'onglet « Mise en relation » et indiquez, dans la section « Type de participation » si vous souhaitez :

— Envoyer des messages d'invitation + des messages de mise en relation à tous (« Mettre en relation directement »)

— Envoyer seulement les messages de mise en relation, à tous (« Proposer de participer »)

— Envoyer des messages d'invitation + des messages de mise en relation à certaines personnes (en fonction des valeurs de catégories) et envoyer uniquement des messages de mise en relation aux autres* (« Demander la participation - seulement à des personnes spécifiques »).

*Avec cette option, ceux que nous appelons « les autres » (ci-dessus) sont automatiquement comptabilisés comme participants dans le « graphique des sessions ouvertes ».

Exemple : si vous avez des seniors et des juniors pour un programme de mentorat, vous pouvez envoyer des opt-in uniquement aux juniors (voir la capture d'écran ci-dessous). Les seniors ne recevront pas d'opt-in et seront automatiquement comptabilisés comme participants.

Allez ensuite dans l'onglet « Communication », et faites défiler vers le bas pour accéder à la section Personnalisation des emails .
Sélectionnez le type d'e-mail (Invitation / Mise en relation) et cliquez sur « Personnaliser ».

Personnalisez vos emails !

Vous pouvez personnaliser :

L'expéditeur (par défaut, l'expéditeur est juliette@random-coffee.com, mais vous pouvez le modifier)
L'objet de l'email
Le contenu de l'email (logo, texte, boutons, couleurs... tout est modifiable !)

L'URL associée au bouton ou au lien « Oui, je participe » (inscription à la session) doit être : {{request_link}}

L'URL associée au bouton ou au lien « Non merci » (opt-out de la session) doit être : {{reject_link}}

Dans l'e-mail d'introduction, ne supprimez pas la section :

{% for coworker in coworkers %}

()

{% endfor %}

Cela permet d'afficher automatiquement les noms des membres qui sont mis en relation dans l'e-mail d'introduction.

Cependant, n'hésitez pas à ajouter d'autres informations, notamment en utilisant les « Merge Tags », pour personnaliser votre message (en ajoutant les départements / fonctions de chaque membre par exemple). Certains "merge tagsé" sont liés à des catégories précédemment créées.

Notez que le "merge tag" « Organisateur du RandomCoffee » vous permet de nommer aléatoirement un membre du groupe qui sera responsable de l'organisation du café. Cela ne correspond pas au nom de l'administrateur.

🔗 En savoir plus sur la personnalisation des messages d'inscription et d'introduction

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Enregistrer et quitter ».

Rendez-vous maintenant dans la section « Réservation ». Vous pourrez y configurer une page de réservation afin que vos participants puissent planifier leur RandomCoffee (virtuel ou physique) et l'inscrire dans leur agenda. Choisissez la durée par défaut de la réunion (les participants pourront toujours l'ajuster lors de la réservation de la réunion), le titre de la réunion et la description de la réunion.

N'oubliez pas d'ajouter un bouton dans votre email de mise en relation avec la variable {{schedule_meeting_link}} comme URL, afin que les participants puissent accéder à la page de réservation !

Les membres peuvent ajuster leurs disponibilités dans leur portail membre, en synchronisant leur calendrier Outlook/Google, ou en ajoutant leurs créneaux de disponibilités manuellement.

🔗 En savoir plus sur les réservations

Une fois que c'est terminé, cliquez sur « Enregistrer ».