Créez une page de réservation pour votre programme

Les réservations permettent à chaque participant de programmer ses RandomCoffees en un clic pour une expérience plus fluide, de la mise en relation à la rencontre.

Ce système de réservation est principalement utilisé pour la communication par email (il peut également être utilisé dans Slack).

Dans MS Teams, votre carte de match inclut automatiquement 3 boutons en bas de la carte : « Planifier votre rencontre », « Lancer une discussion » et « Lancer un appel » (voir un exemple ici).

Comment ça marche ?

Tous les participants peuvent accéder à une page de réservation RandomCoffee commune à partir du message de mise en relation :

Ils sont redirigés vers une page de réservation (sans nécessairement avoir besoin d'avoir un compte RandomCoffee) où ils peuvent visualiser des créneaux de rendez-vous et en réserver un dans leur agenda.

Une fois la réunion programmée, chaque participant reçoit un email de confirmation + une invitation dans son calendrier et peut reprogrammer ou annuler l'événement.

Le premier participant à réserver la réunion la réserve pour tout le monde. Ensuite, chaque participant est libre de reprogrammer la réunion à une autre date, ce qui la déplacera dans l'agenda de chacun.

Les membres peuvent définir leurs disponibilités et leur fuseau horaire dans le Portail Membre : ils seront pris en compte par le système de réservation pour proposer uniquement les meilleurs créneaux de rendez-vous compatibles pour tous.

Comment configurer une page de réservation ?

1. Personnalisez la page de réservation

1. Ouvrez votre programme

2. Accédez à l'onglet « Réservation »

3. Définissez le titre, la description et la durée par défaut de la réunion

Ces informations seront visibles sur la page de réservation pour tous les utilisateurs afin de les aider à contextualiser la réunion.

2. Ajoutez le lien de réservation à votre message de mise en relation

Pour ajouter un lien vers la page de réservation, vous devez insérer la variable {{schedule_meeting_link}} dans votre message de mise en relation :

Email

Via un bouton :

Ou en utilisant la balise ("merge tag") correspondante :

Slack

En ajoutant la variable dans le corps de votre message de match, avec le format suivant, pour avoir un lien cliquable :

[Planifiez votre rencontre maintenant !]({{schedule_meeting_link}})

MS Teams

Dans MS Teams, votre carte de match inclut automatiquement 3 boutons en bas de la carte : « Planifier votre rencontre », « Lancer une discussion » et « Lancer un appel » (voir ci-dessous).

Par conséquent, vous n'avez pas besoin d'ajouter un lien de réservation à votre message.