Planifiez des sessions
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La planification d'une session consiste à définir :
la date d'envoi des invitations (si cette option est activée)
la date d'envoi des messages de mises en relation
le fuseau horaire
la fréquence des sessions
Ouvrez votre programme
Allez dans l'onglet « Sessions » et cliquez sur « Planifier une session »
Sélectionnez "Session automatique" :
Choisissez une date et une heure pour l'envoi du message d'invitation (si activé).
Notez que vous pouvez l'envoyer immédiatement en cliquant sur « Maintenant » en bas du panneau de sélection.
Les couleurs des cartes sont aléatoires.
Choisissez une date et une heure pour l'envoi du message de mise en relation.
Dans notre exemple ci-dessous, le message d'invitation sera envoyé le 9 août et le message de mise en relation sera envoyé le 14 août. Entre le 9 et le 14 août, la session sera dite « ouverte ».
Choisissez le fuseau horaire pour cette session (sous la date du message du mise en relation)
Sélectionnez une récurrence entre :
Une seule fois
Chaque semaine, le même jour à la même heure
Toutes les 2 semaines, le même jour à la même heure
Toutes les 3 semaines, le même jour à la même heure
Toutes les 4 semaines, le même jour à la même heure (tous les mois)
Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
Vous souhaitez lancer des sessions chaque trimestre ? Chaque année ? Sélectionnez simplement la fréquence « Une seule fois » et programmez manuellement vos sessions aux dates souhaitées !
Cette fonctionnalité est disponible uniquement dans le plan Entreprise.
ATTENTION — Lorsque cette option est sélectionnée, aucun message d'invitation n'est envoyé (uniquement les messages de mise en relation), même si l'option choisie dans l'onglet "Mise en relation" est "Proposer de participer".
Sélectionnez "vérifier avant d'envoyer" :
Le graphique de session ouverte apparaîtra et vous pourrez sélectionner l'option « examiner vos matchs » :
A ce stade, aucune date n'a été définie pour l'envoi des matchs.
En cliquant sur « examiner vos matchs », vous pourrez consulter les groupes générés et, si nécessaire, les modifier.
Lorsque vous êtes satisfait des groupes, cliquez sur « Enregistrer et quitter ».
Sélectionnez « Mettre à jour la date de match » pour définir une date d'envoi des mises en relation.
Sélectionnez la date et cliquez sur "Mettre à jour".
La date sera mise à jour dans le graphique (vous pouvez toujours consulter et mettre à jour les matchs avant cette date).
Une « session ouverte » est une session pour laquelle des messages d'invitation ont été envoyés, mais aucun message de mise en relation n'a encore été envoyé. Il s'agit de l'intervalle de temps entre l'envoi des messages d'invitation et des messages de mise en relation.
Lorsqu'une session est ouverte, vous pouvez visualiser le graphique suivant dans l'onglet « Session » de votre programme, mis à jour en temps réel :
Cela vous donne des informations sur :
la date de début de la session (c'est-à-dire la date à laquelle les messages d'invitation ont été envoyés)
la date à laquelle les mises en relation seront envoyées
le nombre d'opt-ins (dans la capture d'écran ci-dessus, seulement 3 personnes ont accepté de participer, pour un total de 7 messages d'invitation envoyés), c'est-à-dire le nombre de participants à la session
le nombre de personnes qui ont refusé de participer
Même si la session est « ouverte », vous pouvez mettre à jour le planning de la session et décider d'envoyer le message de mise en relation plus tôt ou plus tard que prévu, en cliquant sur le bouton « Update matching date ».
Attention ! Si vous ajoutez des membres à votre plateforme RandomCoffee alors qu'une session est ouverte, ceux-ci peuvent potentiellement être inclus dans ces sessions (en fonction les règles de matching que vous avez définies). De la même manière, ces membres nouvellement ajoutés pourront être inclus dans les prochaines sessions de tous vos programmes, à moins qu'ils ne soient pas concernés par les règles de matching que vous avez définies.
Si votre programme est configuré pour envoyer des messages d'invitation + des messages de mise en relation, vous pouvez envoyer des rappels, lors d'une session ouverte, aux personnes qui n'ont pas encore accepté l'invitation.
Envoyer un rappel consiste à renvoyer le message d'invitation (seulement aux personnes ne l'ayant pas encore acceptée ni refusée).
Lors d'une session ouverte, cliquez sur le menu et sélectionnez « Envoyer un rappel ».
Sélectionnez une date pour l'envoi du rappel :
Votre session sera mise à jour :
Ouvrez votre programme, allez dans l'onglet "Sessions" et visualisez en un coup d'oeil toutes vos séances planifiées et passées.
Utilisez la liste des fuseaux horaires pour visualiser votre planning dans un autre fuseau horaire.
Vous pouvez également visualiser les sessions via la vue liste, en particulier si vos sessions sont éloignées dans le temps.
Changez simplement de vue grâce au bouton dédié, à côté du bouton « Planifier une session ».
Vous pouvez également visualiser toutes vos sessions de tous vos programmes dans la section « Planning » de l'onglet « Programmes ».
Une petite carte colorée apparaîtra sur votre planning :
Une autre petite carte colorée apparaîtra sur votre planning :
