Ajoutez un ou plusieurs membres
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Par défaut, tous les membres ajoutés deviennent « Actifs » dans la liste des Membres. Dans un cas très particulier (quand on invite un membre depuis la section « Lien d'invitation », en saisissant son adresse email), l'utilisateur a un statut « En attente » jusqu'à ce qu'il accepte l'invitation et devienne « Actif ».
Une fois que vous avez accordé à RandomCoffee l'accès à votre Slack, votre base d'utilisateurs de Slack sera ajoutée à votre plateforme RandomCoffee. Cette synchronisation automatique garantit que tous les utilisateurs peuvent participer aux programmes RandomCoffee sans aucune configuration supplémentaire.
🔗 En savoir plus sur l'intégration Slack
L'intégration Microsoft Teams fonctionne en associant un programme RandomCoffee à une Equipe dans Microsoft Teams.
Lorsqu’un programme est configuré pour Microsoft Teams et associé à une Equipe, son audience par défaut correspond à toutes les personnes qui font partie de cette équipe.
Cela signifie que:
Tous les membres de l'équipe recevront des propositions de RandomCoffee.
Les personnes qui rejoignent une équipe dans laquelle RandomCoffee est installé seront automatiquement ajoutées aux sessions RandomCoffee et recevront des propositions de participation.
Les personnes qui quittent l'équipe cesseront automatiquement de recevoir des propositions de RandomCoffee.
Cas particulier : les personnes ayant un statut d’invité dans vos équipes ne sont pas incluses dans RandomCoffees car elles ne sont pas considérées comme membres de votre organisation par Microsoft.
✨ Astuce de pro
Vous pouvez tirer parti de cette fonctionnalité pour faciliter votre communication interne. Par exemple, en créant une équipe dans Microsoft Teams dédiée à RandomCoffee et en y invitant vos employés à la rejoindre pour participer automatiquement aux RandomCoffees.
🔗 En savoir plus sur l'intégration Microsoft Teams
La connexion de votre SIRH à RandomCoffee vous permet d'automatiser la gestion des membres : la liste des membres sera mise à jour automatiquement en fonction des nouvelles embauches, des changements de rôle et des départs. En sélectionnant tous les champs que vous souhaitez importer dans RandomCoffee, vous pouvez également générer automatiquement des catégories avec des données détaillées sur les employés, notamment dans le but de pouvoir générer des mises en relation plus précises et pertinentes.
RandomCoffee actualise automatiquement les données toutes les 24 heures par défaut. La prochaine synchronisation automatique est toujours affichée dans l'application.
🔗 En savoir plus sur l'intégration SIRH
RandomCoffee prend en charge SCIM (System for Cross-domain Identity Management), vous permettant d'automatiser le provisionnement et le déprovisionnement des utilisateurs.
Grâce au provisionnement SCIM, les administrateurs informatiques d'une entreprise peuvent gérer les autorisations d'accès depuis un hub central, à savoir leur fournisseur d'identité. Cela ajoute une sécurité supplémentaire et réduit les tâches manuelles de gestion des utilisateurs.
Vous pouvez intégrer RandomCoffee à votre fournisseur d'identité en libre-service via le tableau de bord de votre fournisseur. L'étape suivante consiste à activer le provisionnement via votre compte RandomCoffee, en tant qu'Administrateur.
🔗 En savoir plus sur le provisionnement SCIM
Il existe 3 options pour ajouter manuellement des membres à votre plateforme RandomCoffee.
Si vous disposez d'un fichier .csv comprenant les informations de vos employés (a minima : prénom, nom et adresse email), vous pouvez opter pour cette option, en sélectionnant « Importer une liste d'utilisateurs ».
Vous avez des sessions ouvertes en cours ? Attention ! En ajoutant des membres, ceux-ci peuvent potentiellement être inclus dans ces sessions (en fonction les règles de matching que vous avez définies). De la même manière, ces membres nouvellement ajoutés pourront être inclus dans les prochaines sessions de tous vos programmes, à moins qu'ils ne soient pas concernés par les règles de matching que vous avez définies.
Votre fichier .csv doit contenir au moins 3 colonnes : Prénom, Nom, Email. Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez avec d'autres détails sur vos membres. Ces colonnes seront ajoutées en tant que Catégories, comme expliqué ci-dessous.
Vous pouvez télécharger un fichier d'exemple .csv en cliquant sur le lien dédié (voir la capture d'écran ci-dessus).
Une fois votre fichier .csv téléchargé, il vous sera demandé de faire correspondre chaque colonne avec :
une catégorie existante
une nouvelle catégorie
... ou simplement d'ignorer la colonne.
Dans l'exemple ci-dessous, la catégorie « Ville » existait déjà, nous avons donc choisi « Faire correspondre avec une catégorie existante » et sélectionné « Ville » dans la liste déroulante. Au contraire, le champ « Département » étant nouveau, nous avons donc créé la catégorie correspondante en sélectionnant l'option « menu déroulant ». Chaque valeur de « département » sera automatiquement ajoutée à la liste déroulante.
Après avoir correctement établi toutes les correspondances entre les colonnes de votre fichier .csv et les catégories, vous pourrez choisir d'envoyer ou non un e-mail de bienvenue à vos nouveaux membres. Cette option est utile pour présenter l'initiative RandomCoffee à vos nouveaux membres et les inviter à accéder à leur Portail Membre (si vous n'avez pas désactivé cette fonctionnalité dans votre panneau de configuration).
✨ Astuce de pro
Nous vous recommandons vivement d'activer l'option « Envoyer un e-mail de bienvenue » ainsi que de donner accès à vos employés à leur "Portail Membre" afin de maximiser l'engagement de vos employés au sein de cette initiative. Cela leur permet de disposer de toutes les informations nécessaires pour comprendre RandomCoffee et d'exploiter pleinement ses fonctionnalités. Ils pourront également personnaliser l'application selon leurs préférences, et même créer des connexions instantanées. Assurer une expérience positive à vos membres dès le début conduit à un meilleur retour sur investissement sur le long terme pour vous !
L'option manuelle peut être utilisée si vous devez ajouter une ou plusieurs personnes. Remplissez simplement les informations obligatoires (Prénom, Nom, Email) et les autres si nécessaire.
Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir que l'administrateur a ajouté une catégorie appelée « Ville ». Vous pouvez soit saisir la bonne ville si vous la connaissez, soit la laisser vide.
Comme pour l'import via fichier .csv, vous serez invité à envoyer ou non un e-mail de bienvenue à vos nouveaux membres. Cette option est utile pour présenter l'initiative RandomCoffee à vos nouveaux membres et les inviter à accéder à leur Portail Membre (si vous n'avez pas désactivé cette fonctionnalité dans votre panneau de configuration).
✨ Astuce de pro
Nous vous recommandons vivement d'activer l'option « Envoyer un e-mail de bienvenue » ainsi que de donner accès à vos employés à leur "Portail Membre" afin de maximiser l'engagement de vos employés au sein de cette initiative. Cela leur permet de disposer de toutes les informations nécessaires pour comprendre RandomCoffee et d'exploiter pleinement ses fonctionnalités. Ils pourront également personnaliser l'application selon leurs préférences, et même créer des connexions instantanées. Assurer une expérience positive à vos membres dès le début conduit à un meilleur retour sur investissement sur le long terme pour vous !
Cette option vous permet d'offrir à vos utilisateurs la possibilité d'accepter ou non de rejoindre RandomCoffee.
Vous avez ici deux options.
Vous pouvez choisir de saisir les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter à RandomCoffee. Tous les membres invités apparaitront dans la section « Invitations », avec leur statut (En attente / Inscrit).
Sinon, vous pouvez partager un lien d'invitation afin que toute personne qui le possède puisse s'inscrire et rejoindre RandomCoffee.
N'hésitez pas à configurer un (ou plusieurs) domaine(s) autorisé(s) dans vos paramètres afin que seules les personnes de votre organisation puissent s'inscrire lorsqu'elles utilisent le lien d'invitation.
✨ Astuce de pro
Vous souhaitez mettre en place un programme avec des règles de mise en relation basées sur des valeurs de catégorie renseignées par les utilisateurs ? Suivez les étapes suivantes :
1. Configurez vos catégories.
2. Envoyez un e-mail présentant RandomCoffee et incluant ce lien d'invitation, et invitez les personnes à renseigner leurs propres valeurs pour chaque catégorie dans leur Portail Membre.
3. Pendant ce temps, configurez vos programmes avec les bonnes règles de mise en relation.
4. Planifiez vos premières sessions lorsque votre liste de membres est à jour (lorsque les membres ont renseigné leurs valeurs pour chaque catégorie) !
